admin 3 tuần trước

Microsoft Excel: Một số hàm thông dụng trong Excel – Bài 3

Mục lục

Một số hàm thông dụng trong Excel

Quy tắc sử dụng hàm

Cú pháp chung:

=TÊN HÀM ([Danh sách các đối số])

Đa số các hàm của Excel đều có đối số, nhưng cũng có những hàm không có đối số. Nếu hàm có nhiều đối số thì giữa các đối số phải được phân cách nhau bằng ký hiệu phân cách. Các ký hiệu phân cách được quy định trong Control Panel. Trong Excel mặc định ký hiệu phân cách là dấu phẩy (,).

Cách nhập hàm

Nếu công thức bắt đầu là một hàm thì phải có dấu bằng (=), hoặc dấu @, hoặc dấu cộng (+) ở phía trước. Nếu hàm là đối số của một hàm khác thì không cần nhập các dấu trên. Có 2 cách nhập hàm

- Cách 1: Nhập trực tiếp từ bàn phím
- Đặt con trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm
- Nhập dấu bằng (=) hoặc dấu @ hoặc dấu cộng (+)
- Nhập tên hàm cùng các đối số theo đúng cú pháp
- Nhấn Enter để kết thúc.
- Cách 2: Thông qua hộp thoại Insert Function
- Đặt con trỏ chuột tại ô muốn nhập hàm
- Chọn ribbon Formulas, chọn Insert Function hoặc Shift+F3
- Chọn Group hàm trong danh sách Function category.
- Chọn hàm cần sử dụng trong mục Select a function
- Click OK để chọn hàm
- Tùy theo hàm được chọn. Excel sẽ mở hộp thoại kế tiếp cho phép nhập các đối số (nhập hoặc quét chọn). Tiến hành nhập các đối số. Ví dụ danh sách các đối số cần nhập của IF.

Hình 6.9 Hộp thoại Insert Function

Hình 2.10 Hộp thoại Function Arguments

Các loại địa chỉ và các thông báo lỗi thường gặp

Địa chỉ tương đối

Là địa chỉ tự động cập nhật theo sự thay đổi của địa chỉ ô nguồn khi thực hiện thao tác Copy công thức để bảo toàn mối quan hệ tương đối giữa các ô trong công thức.

Quy ước: Địa chỉ tương đối của ô có dạng

<Tên cột> <Chỉ số hàng>

Ví dụ: Địa chỉ ô C3 được tự động cập nhật theo địa chỉ của ô nguồn C2.



Địa chỉ tuyệt đối

Là địa chỉ không tự động thay đổi theo địa chỉ của ô nguồn khi copy công thức.

Quy ước: Địa chỉ tuyệt đối của ô có dạng

$<Tên cột>$ <Chỉ số hàng>

Ví dụ: Địa chỉ ô C1 không bị thay đổi khi copy công thức

Địa chỉ hỗn hợp

Địa chỉ tuyệt đối

Mà địa chỉ mà nó chỉ thay đổi một trong hai thành phần (hàng hoặc cột) khi copy công thức.

Quy ước: Địa chỉ hỗn hợp có dạng

Giữ cố định cột khi copy công thức Giữ cố định hàng khi copy công thức

$<Tên cột> <Chỉ số hàng>

<Tên cột>$ <Chỉ số hàng>

Ví dụ: Khi copy công thức từ ô D3 sang ô F3 thì cột B vẫn không thay đổi (do cột B đã được cố định bởi dấu tương đối $.

Cách chuyển đổi giữa các địa chỉ

Sử dụng phím chức năng F4 để thực hiện chuyển đổi nhanh giữa các loại địa chỉ

Ví dụ:

Các thông báo lỗi thường gặp trong Excel

Khi không tính được công thức thì Excel sẽ thông báo lỗi. Lỗi được ký hiệu bắt đầu bằng dấu #. Một số thông báo lỗi thường gặp:

Bảng 6-2 Các lỗi thường gặp trong Excel

Nhóm hàm xử lý ngày tháng

CÚ PHÁP	CÔNG DỤNG
TODAY()	Trả về ngày hiện hành của hệ thống Ví dụ: = TODAY()
NOW()	Trả về ngày và giờ hiện hành của hệ thống Ví dụ: =NOW()
DAY(date)	Trả về giá trị ngày trong tháng của biểu thức ngày date Ví dụ: =DAY(D1)
MONTH(date)	Trả về giá trị tháng của biểu thức ngày date Ví dụ: =MONTH(D1)  9
YEAR(date)	Trả về giá trị năm của biểu thức ngày date Ví dụ: =YEAR(D1)  2020
WEEKDAY(date)	Trả về số thứ tự ngày trong tuần của biểu thức date Giá trị trả về là 1 (Sunday), 2 (Monday),…, 7(Starurday) Ví dụ: =WEEKDAY(D1)  1
DATE(year, month, day)	Trả về giá trị dạng Date theo quy định của hệ thống

CÚ PHÁP

CÔNG DỤNG

Ví dụ: = DATE(2020,09,15)  15/09/2020

TIME(hour, minute, second)

Trả về giá trị dạng Time

Ví dụ: = TIME(8, 25, 28)  8:25:28 AM

Bảng 6-3 Các hàm ngày và giờ

Nhóm hàm xử lý ký tự

CÚ PHÁP	CÔNG DỤNG
LEFT(text, num_chars)	Trả về num_chars ký tự bên trái chuỗi text. Ví dụ: =LEFT(“ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT”, 7)  “ĐẠI HỌC”
RIGHT(text, num_chars)	Trả về num_chars ký tự bên phải chuỗi text. Ví dụ: = RIGHT(“ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI”, 4)  “GTVT”
MID(text,start_num, num_chars)	Trả về chuỗi ký tự có độ dài num_chars bắt đầu từ vị trí start_num của chuỗi text. Ví dụ: = MID (“ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI”,9,10)  “CÔNG NGHỆ”
UPPER(text)	Chuyển chuỗi text thành chữ in hoa Ví dụ: = UPPER(“đại học công nghệ giao thông vận tải”)  ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI
LOWER(text)	Chuyển chuỗi text thành chữ thường Ví dụ: = LOWER(“ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI”)  đại học công nghệ giao thông vận tải
PROPER(text)	Đổi các ký tự đầu của mỗi từ trong chuỗi text thành chữ in hoa, còn lại đều là chữ thường. Ví dụ: PROPER(“ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GTVT”)  Đại Học Công Nghệ Gtvt.
TRIM(text)	Cắt bỏ các ký tự trống vô ích trong chuỗi text Ví dụ: = TRIM(“ ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI ”)  “ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI”
LEN(text)	Trả về độ dài của chuỗi text

CÚ PHÁP	CÔNG DỤNG
	Ví dụ: = LEN(“ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI”)  35

Bảng 6-4 Các hàm xử lý chuỗi

Nhóm hàm thống kê

CÚ PHÁP	CÔNG DỤNG
MIN(number1, number2,…)	Trả về giá trị nhỏ nhất của các giá trị số trong danh sách tham số. Ví dụ: = MIN (1,2,3,5)  1
MAX(number1, number2,…)	Trả về giá trị nhỏ lớn nhất của các giá trị số trong danh sách tham số. Ví dụ: = MAX (1,2,3,5)  5
AVERAGE(number1, number2,…)	Trả về giá trị trung bình của các giá trị số trong danh sách tham số. Ví dụ: = AVERAGE (1,2,3,5)  2.75
RANK(number, ref, [order])	Trả về thứ hạng của number trong ref, với order là cách xếp hạng. Nếu order =0 hoặc được bỏ qua thì ref được hiểu là có thứ tự giảm dần Nếu order <> 0 thì ref được hiểu là có thứ tự tăng dần
COUNT(value1, value2,…)	Đếm số các giá trị số trong danh sách tham số Ví dụ: = COUNT (2, “hai”,4,-6)  3
COUNTA(value1, value2,…)	Đếm số các ô không rỗng trong danh sách tham số Ví dụ: =COUNTA(A1:A5)  4
COUNTBLANK(range)	Đếm số các ô rỗng trong vùng range Ví dụ: =COUNTBLANK (B1:B5)

CÚ PHÁP

CÔNG DỤNG

COUNTIF (range, criteria)

Đếm các ô thỏa mãn điều kiện criteria trong vùng range

Range: là vùng mà điều kiện sẽ được so sánh

Criteria: là chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: “10”, “>15”, “<20”

Ví dụ: =COUNTIF(A2:A6,”Táo”)

Bảng 6-5 Các hàm thống kê đơn giản

Nhóm hàm logic

CÚ PHÁP

CÔNG DỤNG

AND(logical1, logical2,…)

Trả về giá trị TRUE nếu tất cả các điều kiện đều là TRUE

Ví dụ: = AND(3>2, 5<8, 9=9) TRUE

CÚ PHÁP	CÔNG DỤNG
OR(logical1, logical2,…)	Trả về giá trị FALSE nếu tất cả các điều kiện đều là FALSE Ví dụ: = OR(2>3, 12<8, 9>3)  TRUE = OR(2>3, 12<8, -9>3)  FALSE
NOT(logical)	Lấy phủ định của giá trị logical Ví dụ: = NOT(2>3) TRUE
IF (logical_test, value_if_true, value_if_false)	Trả về giá trị value_if_true nếu điều kiện logical_test là TRUE, ngược lại sẽ trả về giá trị value_if_false Ví dụ: = IF(A1>=5, “Đỗ”, “Trượt”)

Bảng 2-6 Các hàm Logic

Nhóm hàm xử lý tham chiếu

Hàm VLOOKUP: Hàm tham chiếu theo cột

Cú pháp:

VLOOKUP (lookup_value, Table_array, col_index_num, range_lookup)

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị tra cứu. Table_array: Vùng tham chiếu. Col_index_num: Số cột muốn hiển thị.

[Range_lookup]: 0_tìm chính xác, 1_tìm tương đối

Chức năng:

Tìm giá trị lookup_value trong cột trái nhất bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về vị trí tương ứng trong cột thứ col_index_num (nếu tìm thấy)

Range_lookup=1: Tìm tương đối. Danh sách các giá trị dò tìm của bảng Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value.
Range_lookup=0: Tìm chính xác. Danh sách các giá trị dò tìm của bảng Table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A.

Ví dụ: Hiển thị tiền phải thanh toán của khách hàng có mã hóa đơn DH003.

Hàm HLOOKUP: Hàm tham chiếu theo hàng

Cú pháp

HLOOKUP (Lookup_value, Table_array, row_index_num, range_lookup)

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị tra cứu. Table_array: Vùng tham chiếu. row_index_num: Số hàng muốn hiển thị.

[Range_lookup]: 0_tìm chính xác, 1_tìm tương đối

Chức năng

Ý nghĩa của các đối số của hàm Hlookup tương tự như hàm Vlookup.

Tìm giá trị lookup_value trong dòng trên cùng của bảng table_array theo chuẩn dò tìm range_lookup, trả về giá trị tương ứng trong dòng thứ row_index_num (nếu tìm thấy).

Ví dụ: Điền tên hàng theo mã hàng.

Hàm MATCH

Cú pháp

MATCH (lookup_value, lookup_array, match_type)

Trong đó:

Lookup_value: Giá trị tra cứu. Lookup_array: Vùng tham chiếu.

Match_type: 0_tìm chính xác, 1_tìm tương đối

Chức năng

Hàm trả về vị trí của lookup_value trong mảng lookup_array theo cách tìm match_type

Match_type = 1: Tìm tương đối, danh sách các giá trị dò tìm của bảng Table_array phải sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhưng nhỏ hơn lookup_value.
Match_type = 0: Tìm chính xác, danh sách các giá trị dò tìm của bảng Table_array không cần sắp xếp thứ tự. Nếu tìm không thấy sẽ trả về lỗi #N/A
Match_type = -1: Tìm tương đối, danh sách phải sắp xếp các giá trị dò tìm của bảng Table_array theo thứ tự giảm dần. Nếu tìm không thấy sẽ trả về vị trí của giá trị nhỏ nhất nhưng lớn hơn lookup_value.

Ví dụ:

Hàm INDEX

Cú pháp

INDEX (Array, Row_num, Column_num)

Chức năng

Trả về giá trị trong ô ở hàng thứ row_num, cột thứ column_num trong mảng array.

Ví dụ

Các hàm toán học

CÚ PHÁP	CÔNG DỤNG
ABS(number)	Trả về giá trị tuyệt đối của một số thực Ví dụ: = ABS(12 – 20)  8
INT(number)	Trả về số nguyên lớn nhất không vượt quá number Ví dụ: = INT(5.6) 5 = INT(-5.6)  -6
MOD(number, divisor)	Trả về số dư của phép chia nguyên number cho divisor (trong đó number và divisor là các số nguyên). Ví dụ: = MOD(5,3)  2
ODD(number)	Làm tròn lên tới một số nguyên lẻ gần nhất Ví dụ: = ODD(3.6) 5 = ODD(-2.2) -3
PRODUCT(number1, number2,…)	Tính tích của các giá trị trong danh sách tham số Ví dụ: = PRODUCT(2,-6,3,4)  -144
ROUND(number, num_digits)	Làm tròn số number với độ chính xác đến num_digits chữ số thập phân (với quy ước 0 là làm tròn tới hàng đơn vị, 1 là lấy một chữ số thập phân, -1 là làm tròn tới hàng chục, …) Ví dụ: = ROUND(5.13687,2)  5.14 = ROUND(145.13687)  100
RAND()	Tạo ra một số ngẫu nhiên trong khoảng 0 và 1 Ví dụ: =RAND()  Số ngẫu nhiên
SQRT(number)	Tính căn bậc hai của số dương number Ví dụ: =SQRT(36)  6
POWER(number, power)	Trả về lũy thừa power của số number. Ví dụ: = POWER(2,3)=8
SUM(number1, number2,…)	Tính tổng của các giá trị trong danh sách tham số. Ví dụ: = SUM(2,-6,8,4)  8
SUMIF (range, criteria, [sum_ranger]) CÔNG DỤNG	Sum_range: vùng được tính tổng. Các ô trong vùng này sẽ được tính tổng nếu các ô tương ứng trong

CÚ PHÁP

CÔNG DỤNG

Tính tổng các ô thỏa mãn điều kiện.

Range: vùng mà điều kiện sẽ được so sánh

Criteria: chuỗi mô tả điều kiện. Ví dụ: “10”, “>15”, “<20”, …

Sum_ranger: vùng dữ liệu cần tính tổng.

vùng range thỏa mãn điều kiện. Nếu không có sum_range thì vùng range sẽ được tính

Ví dụ 1: = SUMIF (C2:C6, “>=15”, E2:E6)

Bảng 6-7 Các hàm toán học

Các hàm kiểm tra (IS_function)

Các hàm kiểm tra dùng để kiểm tra xem kiểu của một giá trị hay của một ô có thỏa mãn một điều kiện nào đó không.

Các hàm kiểm tra luôn trả về một trong hai giá trị TRUE hoặc FALSE. Như vậy, các hàm này có thể đáp ứng được trong các trường hợp mà có một số dữ liệu ngoại lệ trong một bảng dữ liệu cần tính toán.

Hàm ISERROR

Cú pháp ISERROR (value)

Ý nghĩa

Trả về giá trị TRUE nếu value là một lỗi bất kỳ, ngược lại trả về giá trị FALSE

Hàm ISNA

Cú pháp ISNA (value)

Ý nghĩa

Trả về giá trị TRUE nếu value là lỗi #N/A, ngược lại trả về giá trị FALSE

Hàm ISNUMBER

Cú pháp ISNUMBER (value)

Ý nghĩa

Trả về giá trị TRUE nếu value là giá trị số, ngược lại trả về giá trị FALSE

Hàm ISTEXT

Cú pháp ISTEXT (value)

Ý nghĩa

Trả về giá trị TRUE nếu value là một chuỗi, ngược lại trả về giá trị FALSE

Công thức mảng

Hỗ trợ thống kê, tính toán dựa trên nhiều điều kiện khách nhau và được thực hiện trên mảng dữ liệu.

Khi thực hiện tính toán bằng công thức mảng thì công thức được bao bọc bởi hai dấu {}. Hai dấu ngoặc này người dùng không gõ mà được tự phát sinh khi người dùng thực hiện tính toán bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter. Nếu khi thực hiện tính toán hoặc sửa chữa công thức mà quên nhấn tổ hợp phím trên thì công thức sẽ trả về giá trị không đúng hay thông báo lỗi #VALUE! Error.

Ví dụ: Tính tổng số lượng điện thoại do Minh bán

Thực hiện

Nhập công thức:

=SUM ((M27:M32=”Điện thoại”) * (N27:N32=”Minh”) * (O27:O32)

Ấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter để thực hiện tính toán bằng công thức mảng.

Nếu phần tử Mi là “Điện thoại” tức là 1(True) được trả về, ngược lại trả về 0 (False)
Nếu phần tử Ni là “Điện thoại” tức là 1(True) được trả về, ngược lại trả về 0 (False)
Cuối cùng, phần tử Oi được trả về.

Ba giá trị này được nhân lại với nhau. Sau đó, hàm Sum ở ngoài cùng sẽ tính tổng cho tất cả các dòng